第一章 绪论

1.1 OA办公系统的概念及简介

办公系统自动化英文为Office Automation,简称OA，其作用是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位称之为OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

随着网络科技的高速发展，办公自动化系统已经成为各个行业必不可少的工具，如今办公自动化系统已经广泛应用于商场管理、教育机构、政府行政机关、媒体等大中小型企业的组织机构管理、日常协同办公管理、公文档案管理、公共信息管理、任务管理、论坛管理、会议管理、知识管理、邮件管理、人事管理、车辆管理、设备管理、督办管理、移动OA办公管理、文化建设、新闻管理、员工天地等多业务应用中。

OA网络智能办公系统是专业的网络办公软件，采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。

    OA在安装维护上更提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在30秒内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。

    数据存取采用分布式集中控制，避免了数据泄漏的可能。完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性，并且所有页面均进行身份验证和权限验证。

基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。公文流转支持使用Word、Excel等附件。

1. 1.2 OA系统运维的主要工作及作用

办公系统自动化运维工作主要是为了保证企业用户在使用过程中系统的安全可靠运行，保证系统运行的稳定性，切实有效的提高企业的生产效率和服务质量，使信息系统你能够更好的服务用户，保证用户的生产运行及管理工作稳定协调，OA系统维护目标是提高办公的效率，减轻工作人员的工作负担，为各级领导的决策提供有效的支持，为走向电子政务和电子商务打下良好基础，OA系统不仅仅是一次性制作完美就可以了，随着时代的进步，企业的情况的不断地变化，OA系统的不段更新，简单易用的OA已不能满足企业的要求，为达到企业更加人性化的管理。这就要求我们对OA系统进行长期的不间断的维护和更新。系统开发追求通用性、易用性、稳定性、安全性和可扩展性，使之能适应各部门对办公自动化的需要。

第二章 OA办公自动化系统运维内容的介绍

2.1、OA系统运维的技术目标和服务内容

2.1.1、技术目标：

根据甲方要求提供办公系统项目技术支持和开发服务，对用户使用过程所遇问题能积极响应，及时清除问题。

2.1.2、技术内容：

(1)、日常维护：

预防性维护服务：

根据系统日常维护服务计划或提供定期预防性维护服务。此类服务是有计划有步骤进行的，目的是为了提高系统的可使用率和高可靠性，把系统故障的可能性降低到最低，解决系统软件问题，系统保持良好的运行状况。

纠错性维护：

系统出现的错误情况进行维护服务。此类服务是主要针对运行中的异常情况，如：服务器崩溃、数据库损坏、邮件服务器异常等情况，目的是及时排除问题，恢复系统的正常运行。

工作内容：

1）、服务器维护、安装和升级服务

对服务器执行基本的服务器维护和排错，包括使用管理工具维护服务器、数据库和网络。

根据甲方实际要求和运行平台的不同，在指定服务器上安装和升级服务器。

设计安装和升级服务器的方案和步骤：

准备安装应用服务器的系统环境，以及检测待升级服务器运行环境和运行情况；进行系统安装和升级；测试服务器访问并保证系统稳定运行实施基础设施，安装、配置服务器；

2）、系统故障排除服务

如果甲方的OA系统在运行中出现故障，乙方及时查找故障原因，提出系统故障排除和解决的方案，并解决相关问题。针对系统故障，提供故障的问题评估和测试报告，提出解决方案和排错步骤，并现场实时解决。

（2）、项目定制开发：

提供面向甲方要求的应用系统定制维护服务，对甲方的需求进行分析，完成程序设计和编码、系统的测试、上线和维护，提供相应的技术文档和使用说明。

（3）、技术服务的方式：

1)、每周按照甲方约定固定时间上门为甲方解决问题。

2)、紧急维护，紧急故障发生，在接到甲方的电话或其它方式通知后，在最短时间内赴甲方故障现场排除故障。

（4）、响应时间

如果系统崩溃的情况发生，乙方在接到问题报告后半小时之内提供电话响应或在线支持服务，并以最快的方式赶到现场提供维修服务(6小时内)。如非系统崩溃的情况发生，乙方在接到问题报告后一小时之内提供电话支持服务，并根据甲方要求和实际情况提供现场维修服务(24小时内)。

（5）、服务时间

系统支持服务

基本服务时间段：根据用户的使用时间合理安排并及时调整，保证满足用户的使用。

选择服务时间段：星期一至星期五，每天8小时。
甲方可以选择购买年度服务，确定每年的总服务日天数和服务周期（周或月）

（6）、服务流程

2.3系统日常维护内容简述：

1）、根据用户业务需要及时了解用户业务需求，做好沟通，及时调整系统模块功能，满足用户使用要求。

2）、负责甲方OA系统的日常维护，包括数据维护、甲方使用支持；

3）、记录好每天的运行日志，并整理出维护文档和应急措施；

4）、做好系统问题恢复日常备份工作，定期对OA系统进行整理；做好问题记录及使用功能反馈，及时与用户沟通，从而满足用户需求。

5）、负责对业务部门进行相关OA使用培训，配合网络维护人员为业务部门员工提供日常使用的技术支持；

6）、负责根据实际使用情况整理、制定并修改、更新OA用户使用手册；

7）、负责OA系统的功能修改、需求技术实现，并根据业务需要在OA系统中，增加和更改业务流程以及相关表单；

8）、根据各业务部门要求以及甲方相关规章制度，负责管理分配OA系统各用户的权限和资源；

9）、负责OA系统的系统管理与监控，包括用户管理、安装调试、系统日常监控、系统备份与恢复；

10）、负责OA系统的安全监控，包括模块功能级安全监控、系统级安全监控等。

第三章 OA办公系统工作流程简述

3.1工作流程相关的日常维护：

1）按照甲方需要的服务项目方式，按照约定的服务时间和内容安排相应的人员进行服务，监督服务的质量和进度，根据派工单验收服务的情况，跟踪甲方的反馈意见，进行人员的管理和考评和调整。

2）项目定制开发:

1、与甲方项目负责人确定需求后，根据工作量确定开发进度及开发周期。

2、项目开始实施后，乙方项目负责人提交项目周报（每周五下午发给甲方项目负责人，内容包括每天的开发情况、项目进度、参与开发的人员等）

3、在确定的开发周期内完成项目调整工作并交付甲方，同时，对于甲方需求比较紧急的调整能够做出快速响应。

3.2、配合用户的协作事项

甲方应向乙方提供的技术资料及协作事项如下：

与甲方沟通的日常工作：

根据业务甲方需要的服务具体项目内容，服务的方式和人员的技术要求，日常填写派工单验收服务的情况和反馈意见，及时记录调整的相关功能，并在调整后得到用户满意的运维评价单。

第四章 有关OA办公系统运维的实例应用介绍

4.1 OA系统的用户界面及功能简介

4.1.1 用户界面

用户通过个人唯一的登录名及密码进入办公系统，登录成功后办理相关业务。

用户登录界面

OA系统主要服务于企业所有员工，用于支持企业员工的日常办公业务能够稳定、持续进行，办公系统的开发与上线代替了以前传统的纸质化办公流程，利用如今广泛应用的计算机基础知识已经网络管理平台，整理传统办公的业务内容及用户新需求，建设了一个集个人事务（待办工作，已办工作）、行政办公（文件管理、日常办公、签报管理、工作汇报）、市场营销（项目信息填报与查询、市场协同、市场信息）、合同全过程管理（投标管理、收入合同管理、收入和同信息与分析、采购合同管理、合同执行管理、合同结项管理、财务数据管理、采购计划管理、应收账款管理）、质量标准、教育培训、人力资源、综合查询、项目全过程管理（项目征集、项目申报、项目合同、项目执行、项目控制、项目验收、项目成果管理、知识产权管理、项目查询）等多个业务模块的办公平台，来满足用户的使用要求。

4.2运维人员登录界面及功能模块简介

管理员登录界面，管理员通过专属帐号登录系统维护流程管理界面，在运维过程中根据根据用户需求调整相关内容。管理员维护界面主要内容有：角色管理、组织机构、业务功能、过程监控、参数维护。其中角色管理主要管理整个单位的职位划分，组织管理包含所有用户的归属部门、人员组成信息、人员权限等内容，业务功能管理主要是用户登录界面各模块的使用人员权限，过程监控管理主要用于各模块流程的实时监测及控制调整，参数设置主要用于系统设计的所有参数的维护。

管理员运维界面

过程监控界面

第五章 OA系统运维的保障措施和应急方案

5.1系统稳定的保障措施

5.1.1系统的实时监控

 OA管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。

5.1.2技术人员的专业培训

系统技术管理人员负责对各处室和基层单位的系统管理员和文书提供技术指导和支持服务。各基层单位有解决不了的技术问题需要协助时，要积极配合，提出指导意见。

 系统技术管理人员每年组织一到二次技术培训交流，培训内容要精心准备。培训要及时通知到各单位，制订完善的签到制度、会场纪律，对无故缺勤、迟到早退的单位或人员要提出批评，培训完结后对培训内容要进行考试，并将考试成绩通知各单位作为工作考核的一部分。

5.2 OA系统问题处理应急方案

系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息部。由技术管理人员尽快组织有关人员查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由技术负责人提出解决办法，同时报告相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障用户及时了解系统情况。